Uno de los grandes problemas que siempre se presenta a la hora de llevar una tienda física al mundo online es la gestión del stock. Aunque a priori parece una tarea sencilla, una vez superado el primer escollo de actualizar todos los productos, lo cierto es que el día a día puede ser un pequeño gran caos si las cosas no se hacen bien.
Imagina que sólo te quedan un par de unidades de un producto concreto. Entra un cliente en tu tienda física y te los pide. Mientras cierras la venta y haces la gestión, un cliente online también termina su pedido, el cual incluye esas dos últimas unidades. ¡Oh, oh!
Pero por suerte todo tiene solución en la vida y de ella te hablaré en este artículo. Voy a referirme a como usar WooCommerce en tu tienda física como un TPV, porque es la solución con la que más frecuentemente trabajo, pero la mayor parte del artículo es aplicable a cualquier otra solución de comercio electrónico.
Índice
Terminal Punto de Venta (TPV)
Empecemos por el principio. ¿Qué es un Terminal Punto de Venta o TPV?
También conocido por sus siglas en inglés como POS (Point of Sale), un TPV es el software encargado de gestionar las ventas que realizas en tu tienda física y, por ende, del stock. Habitualmente esta denominación se extiende para englobar también al hardware utilizado (pantalla, CPU, impresora…).
Si no tienes ninguna tienda y no sabes de qué te hablo, seguro que lo has visto alguna vez, ya sea en tiendas, restaurantes, bares… Se trata de ese pequeño equipo, generalmente con una pantalla táctil, desde el cual gestionan tu compra o pedido y con el que te imprimen el ticket.
¿Te va sonando?
El problema si tienes una tienda online es que, inicialmente, ese TPV o POS no está conectado a ella y, por tanto, es como si tuvieses dos tiendas distintas, con dos stocks distintos, dos numeraciones de ticket/factura distintas…
TPV integrado o sincronizado con WooCommerce
Lo bueno es que podemos conseguir unificar toda esa gestión. Y lo podemos hacer de dos maneras: Sincronizando el TPV con tu tienda online (WooCommerce) o integrando ambos.
Pueden sonar igual, pero no es lo mismo un POS sincronizado que uno integrado.
Un TPV sincronizado con WooCommerce es independiente de este. Es un software que, probablemente, ya tenías implementado antes de plantearte tener una tienda online. Mediante un plugin especialmente diseñado para ello, se consigue que ambos softwares (TPV y WooCommerce) se comuniquen entre sí y tengan la misma información.
Por otro lado, un POS integrado elimina el software externo de la tienda física. A la hora de crear la tienda online, también se implementa en ella un POS virtual mediante el cual gestionas tanto la tienda física como la online. Ya no hay dos programas distintos comunicándose. Es uno solo el que lo hace todo.
¿Cuál es la mejor opción?
Desde mi punto de vista la segunda, el TPV integrado. Cuantos menos elementos distintos estén implicados en la gestión, menos opciones de que algo falle. No obstante, muchas veces ya hay una dinámica de trabajo establecida cuando se decide crear la tienda online y, por tanto, es necesario adaptarse a la nueva situación. En ese caso es mejor recurrir a la sincronización.
Ventajas de integrar tu TPV en WooCommerce para tienda física
A priori puede parecer que tanta complicación es innecesaria. Pero en realidad, puede suponer una gran diferencia tanto en efectividad como en confianza transmitida al cliente.
Evidentemente no es lo mismo una mercería que puede tener cientos de unidades de un mismo modelo y es poco probable que vaya al límite de stock fuera de las liquidaciones, que una tienda de ropa que sólo dispone de unas cuantas unidades de cada modelo y talla.
De forma general, usar como TPV WooCommerce en tu tienda física supone…
Gestión de stock más sencilla
Al tener integrado tu TPV en WooCommerce (o sincronizado con él), sabes en todo momento las unidades reales de las que dispones para cada producto, con un simple vistazo a los informes. Esto te facilita enormemente la tarea de gestionar pedidos a proveedores.
Imagina que no tuvieses esa implementación. Cada vez que quisieras hacer una nueva compra, tendrías que revisar físicamente las unidades disponibles o andar haciendo cálculos con cada tipo de producto de tu almacén.
Transmites más confianza
O más bien, dejas de transmitir desconfianza. Si un cliente hace un pedido y unas horas más tarde recibe un email o una llamada notificándole que no hay suficiente stock, ¿cómo crees que se sentirá?
Es verdad que puedes gestionarlo correctamente y que las consecuencias sean leves, pero ya has defraudado a ese cliente. Él daba por hecho que recibiría ese producto, a ese precio, en los días establecidos. Y resulta que ya no es así. Según el tipo de compra, puede haber un efecto «chof» muy difícil de levantar por impecable que sea tu gestión, especialmente si es su primera compra.
Ganas tiempo
Suma los dos puntos anteriores. Al integrar el TPV de tu tienda física en WooCommerce (o sincronizarlo), revisar los productos que es necesario reponer es tan rápido como unos cuantos clics. Sin duda, mucho más eficiente que ir revisando estantería a estantería.
Y si los desfases de stock entre tienda física y virtual son algo anecdótico que apenas ocurre, dedicas menos tiempo a resolver esas situaciones, a calmar clientes descontentos y a gestionar devoluciones de dinero.
¿Cómo sincronizar tu POS con WooCommerce?
La sincronización depende en gran medida del TPV que tengas instalado. Aunque a grandes rasgos todos funcionan igual, internamente tienen grandes diferencias de código que hace que no haya soluciones universales.
Precisamente por eso, si quieres sincronizar tu actual TPV con WooCommerce o cualquier otra solución de comercio electrónico, tu primera opción debería ser consultar con el soporte del primero.
Integrar tu TPV con WooCommerce para la tienda física
Si hablamos de integrar, entonces sí puedo darte algunas pistas de por dónde empezar, aunque evidentemente cada solución dependerá de cada caso.
Puedes plantearte la solución WooCommerce + Plugin POS como alternativa a instalar un TPV tradicional en tu tienda física, incluso si no tienes tienda online. Los gastos anuales suelen resultar más bajos, así optes por plugins premium. Y si en algún momento te planteas el eCommerce, llevarás mucho trabajo adelantado.
WooCommerce POS: Se trata de un plugin gratuito y durante bastante tiempo la única opción que había gratis. De ahí que sea el más usado, algo que siempre da garantías. Puede ayudarte a salir del paso, aunque no esperes grandes funcionalidades ni estética.
Otras opciones gratuitas pueden ser wePOS, Point of Sale POS y Oliver POS. La ventaja que tienen sobre el anterior es que son mucho más visuales y orientados a la gestión táctil. Son relativamente nuevos en el repositorio y, por ahora, proporcionan la mayor parte de su funcionalidad gratis. Cuidado y no te dejes deslumbrar por esto. Dado el tipo de plugin del que hablamos, es de suponer que a medida que ganen posicionamiento empezarán a limitar sus versiones gratuitas. Y no sabes qué funcionalidades bloquearán ni bajo qué condiciones.
Point of Sale for WooCommerce: Se trata de la solución que proporciona el propio equipo de WooCommerce. Es una alternativa muy completa y que se adapta a prácticamente todas las situaciones. Como casi siempre en esta marca, el inconveniente está en el precio.
YITH Point of Sale: A diferencia de otras soluciones, no resulta económicamente mucho más ventajoso que la solución oficial. Sin embargo, sí ofrece más opciones de configuración y funcionalidades, incluyendo la opción multitienda.
Ya ves que WooCommerce sigue dando mucho juego y facilitándote que puedas tener una tienda online que complemente la física. Además, te permite crear un TPV online mucho más económico que otras soluciones físicas, incluso si decides no vender por internet.
Elijas la opción que elijas (integración, sincronización o sustitución), puedes ir mucho más rápido y obtener una configuración mucho más eficiente si pides ayuda. Escríbeme y hablamos sin compromiso.
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Imagen ilustrativa del artículo de RODNAE Productions (Pexels).
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