Ventajas de un Sistema de Reservas y para quién es adecuado

¿Qué tienen en común un hotel y un psicólogo? ¿O una casa rural y una yogui? ¿Un gimnasio y una empresa de coches de alquiler? Las Reservas.

Es frecuente que al hablar de este tema la mente se vaya a los hoteles. De hecho, si buscas información sobre Sistemas de Reservas, la mayoría de resultados que salen al principio se refieren precisamente a ese ámbito. Con un poco de suerte, en ocasiones también se mencionan apartamentos y casa rurales. Poco más.

Pero en realidad, todos los casos necesitan lo mismo. Bloquear ciertos recursos (habitaciones, tiempo, coche…), durante un periodo, para ponerlos a disposición de determinada persona o personas.

En unos casos hablamos de días, y en otros, de horas o incluso minutos, pero todos funcionan igual en esencia. Por eso todos ellos pueden beneficiarse de un Motor de Reservas que les ayude a gestionar el día a día y les facilite el trabajo.

¿Qué es un Sistema de Reservas? ¿Y un Motor de Reservas?

Un Sistema de Reservas es cualquier método que permita gestionar y controlar ese bloqueo de tiempo y recursos que hemos mencionado antes.

Tu agenda puede ser un Sistema de Reservas. Un Google Calendar puede ser un Sistema de Reservas. Una libreta del bazar de la esquina, una hoja de Excel o un planning mensual sobre un panel de corcho, pueden ser Sistemas de Reservas. Todo depende de quién y cómo los utilice.

Ahora bien, aunque se usan como sinónimos (y yo en este artículo también lo haré), cuando hablamos de Motor de Reservas vamos un poco más allá.

Un Motor de Reservas Online es un sistema que permite crearlas y gestionarlas por completo y sin intervención necesaria de nadie más que el cliente.

Es decir, no es un formulario de contacto al que se escribe pidiendo confirmación de unas fechas y horas para que días más tarde alguien proporcione una respuesta.

No. Un Sistema de Reservas Automatizado permite al cliente conocer los días u horas disponibles, elegir aquellos que más le convengan, configurar los recursos según sus necesidades, bloquearlos y ejecutar el pago de los mismos. Todo ello sin intervención de ninguna persona al otro lado.

Un cambio de paradigma total si en tu negocio haces reservas y todavía utilizas alguno de los métodos mencionados más arriba.

Ventajas de un Motor de Reservas Online

Sin duda un Motor de Reservas Automatizado puede suponer una gran diferencia para un negocio, especialmente para aquellos más pequeños, con poco personal y que necesitan cubrir muchos ámbitos del negocio a la vez.

Veamos algunas de estas ventajas:

Más reservas cerradas

Implementar un Motor de Reservas para un profesional, es el equivalente a montar un eCommerce para una tienda local. Las posibilidades se multiplican.

Da igual si estás en horario laboral o no, si es fin de semana o si estás atendiendo a un cliente y necesitas tener el teléfono en silencio. Las reservas pueden seguir entrando en todo momento, mientras tengas huecos.

Mayor satisfacción del cliente

Este punto viene al hilo del anterior. Si un cliente no tiene que estar constantemente intentando que le cojas el teléfono, si puede reservar su cita más tranquilamente en días de descanso e, incluso, tomar decisiones más reposadas en cuanto a su propia disponibilidad, con toda probabilidad estará más satisfecho.

Menos cancelaciones inesperadas

Ya seas profesional, gestiones algún tipo de local hotelero o alquiles cualquier espacio o material, sabes lo que son las cancelaciones porque el cliente finalmente no se presenta.

Esto es especialmente frecuente en negocios pequeños que no se atreven a pedir el pago por adelantado o un anticipo a modo de señal.

El hecho de que todo el proceso esté automatizado, elimina esa «vergüenza». Y al haber hecho ya un desembolso, hace que sea menos probable que el cliente anule fuera de plazo y, sobre todo, sin avisar.

Mayor importe de venta

Dependiendo del negocio que tengas, puede que ofrezcas distintos servicios. Por ejemplo, si eres masajista, seguramente ofrecerás diversos tipos de masajes complementarios entre sí. Si eres un local de alojamiento, puede que ofrezcas desayunos o excursiones. Si alquilas maquinaria de jardín, tendrás varios tipos. Y así sucesivamente.

Hay que tener mucha experiencia en ventas para que una conversación fluya por todos esos servicios adicionales sin hacer que el cliente se sienta incómodo o presionado.

Con un Sistema de Reservas Online, todas esas opciones complementarias pueden ir apareciendo, a medida que el cliente avanza. Sin presión, pero con la posibilidad de conocerlas y reservarlas también.

Posibilidad de recuperar clientes antiguos con menos trabajo

Todos los negocios tienen épocas bajas en las que hay que incentivar las ventas.

Con un Sistema de Reservas Online es sencillo localizar clientes con unos determinados patrones para ofrecerles descuentos o promociones que les animen a volver en esas épocas.

Por ejemplo, ofrecer un descuento en un determinado servicio a quienes hayan contratado otro específico en los últimos 3 meses. O uno gratuito, al formalizar la reserva, si hace otra dentro de unas fechas determinadas. O notificar un nuevo servicio complementario, a aquellos clientes que hayan contratado otro anteriormente…

Y así hasta donde tu situación, catálogo e imaginación te lleven. ¿Para qué? Para tener más ventas.

Gestión más sencilla

Tal como ya mencionamos antes, la gestión manual de reservas disminuye notablemente al permitir que el cliente cierre el proceso unilateralmente. Esto reduce tiempo de teléfono, email o el sistema que utilizas actualmente, para poder dedicárselo a otras tareas. También se acortan (o desaparecen) los tiempos para confirmar esas reservas, eliminando incertidumbre.

Además, un buen Motor de Reservas te permite consultar de manera visual y sencilla las reservas hechas, sus características y los huecos disponibles. De esta forma, puedes organizar tu tiempo, coordinar con tus colaboradores y conocer la situación de tu negocio de una manera mucho más eficiente.

Destaca sobre la competencia

Imagina por un momento que disfrutas de todas las ventajas anteriores. Tendrías una serie de herramientas que te permitirían ir un paso por delante de tu competencia.

Eso sin contar con que, como ya he mencionado muchas veces, las personas nos dejamos influenciar por las apariencias. Dos negocios idénticos, uno con un sistema completo de gestiones en su propia web, con reserva inmediata, sin necesidad de perder tiempo al teléfono o esperando confirmación por email. El otro con el sistema tradicional. ¿Cuál crees que dará mayor confianza e imagen de profesionalidad al cliente?

¿Quién puede aprovechar las Ventajas de un Sistema de Reservas?

Un Motor de Reservas es adecuado para cualquier tipo de negocio en el que haya que bloquear y apartar un determinado recurso durante periodos de tiempo concretos. Estos periodos pueden ser de meses, semanas, días, horas o minutos, es indistinto.

Aquí tienes algunas ideas de negocios que pueden utilizarlo:

• Alojamientos de vacaciones: Hoteles, casas rurales, apartamentos para estancias cortas, etc.
• Gestión de alquileres inmobiliarios de media o larga duración.
• Todo tipo de alquiler de enseres: Vehículos, maquinaria, ropa…
• Gimnasios, instructores de yoga, entrenadores personales…
• Dentistas, psiquiatras, nutricionistas, fisioterapeutas y cualquier otro profesional médico.
• Acupuntores, masajistas, naturópatas y todo tipo de terapeutas.
• Coaches, consultores, abogados…
• Peluquerías, estilistas, salones de belleza, manicura…

En realidad, cualquier profesional que dedique su tiempo a la atención directa de clientes en periodos establecidos, así como empresas que proporcionan bienes durante un periodo concreto.

¿Entras tú en alguno de estos grupos u otro similar? Entonces, proporciona a tus clientes un Sistema de Reservas y empieza a beneficiarte de sus ventajas cuanto antes. Si quieres, yo te ayudo a montarlo. En caso de que todavía tengas dudas de si un Sistema de Reservas Online es para ti, consúltame.

Imagen representativa del artículo de Alexas_Fotos (Pixabay).