Usuarios WordPress. Perfiles, Roles y Capacidades

Aunque la gestión de usuarios en WordPress es de las más intuitivas del software, hay algunos aspectos que son más desconocidos o pueden causar cierta confusión al empezar a trabajar con él.

Por ejemplo, ¿sabías que además de Administradores y Suscriptores hay otros tipos de usuario con permisos distintos entre sí? ¿O que puedes crear tus propios tipos de perfil, adaptados a la necesidad de tu proyecto?

Pues de todo esto es de lo que te hablo en este artículo. Vamos allá…

¿Qué son los Usuarios WordPress?

Un usuario WordPress es toda persona que tiene un perfil con datos básicos, tales como el correo electrónico, una contraseña y su nombre de usuario. Este perfil le da acceso al back end, aunque según los permisos de los que disponga, podrá acceder a más o menos opciones.

Para resumirlo más, un usuario WordPress es cualquiera que puede iniciar sesión en tu web.

¿Qué son Roles, Capacidades y Perfiles WordPress?

Se denomina rol a cada tipo de usuario WordPress que existe o que puedes crear según tus propias necesidades. También se denominan perfiles WordPress. En el siguiente apartado te contaré cuáles hay por defecto.

Por su parte, las capacidades son los permisos de estos roles. Las diferentes tareas que puede llevar a cabo cada uno de ellos. Por ejemplo, hay roles que pueden instalar plugins, pero hay otros que sólo pueden leer posts.

¿Qué tipos de Usuario WordPress existen?

Por defecto hay 5 tipos de usuario WordPress, o perfiles, en una instalación básica normal. Cada uno de ellos tiene sus propias capacidades.

Veamos qué pueden hacer los distintos perfiles WordPress, de menos a más:

Perfil Suscriptor

Este es el más básico de todos. Suele ser el perfil por defecto cuando dejas que los usuarios se registren en tu web.

Un Suscriptor, en realidad, puede hacer pocas más cosas que cualquier otro visitante de la web. Concretamente, editar su propio perfil.

Entonces, ¿para qué sirve? Pues por ejemplo, si sólo quieres que comenten tus artículos usuarios que se hayan registrado previamente.

Perfil Colaborador

Este es el primer rango de roles de WordPress que puede crear contenido. Un Colaborador WordPress puede crear entradas. También tiene capacidad para editarlas y eliminarlas, pero sólo mientras están en borrador. Tampoco puede gestionar entradas de otros Colaboradores.

¿Cuándo es útil el perfil Colaborador? Por ejemplo, cuando en tu web publicas contenidos escritos por otros y quieres que tengan sus propios perfiles, pero quieres seguir siendo tú quien decida qué y cuándo se publica.

Perfil Autor

Un Autor WordPress, además de crear entradas, puede publicarlas. También editarlas o borrarlas una vez han sido publicadas. Eso sí, sólo las suyas.

¿Cuándo es útil un perfil de Autor? Por ejemplo, si tienes Colaboradores que pueden publicar contenidos en tu web sin necesidad de tu supervisión.

Perfil Editor

Tras el Administrador, el Editor es el perfil WordPress más potente. No sólo puede crear, editar, borrar y publicar sus propios posts, sino que puede hacer todas esas acciones con los del resto de usuarios, estén publicados o sean borradores.

Es el tipo de perfil que debe publicar las entradas creadas por un Colaborador. Además, tiene capacidad de moderar los comentarios de toda la web, gestionar las categorías y etiquetas (crear, editar y borrar), así como los bloques reutilizables que pueden ver y usar los Autores y Colaboradores.

¿Cuando es útil un Perfil Editor en WordPress? En realidad, todas las webs deberían contar con un usuario Editor que haga las publicaciones y modere la conversación generada, dejando el Administrador sólo para gestión.

Perfil Administrador

El Administrador es el perfil que se crea por defecto al hacer una nueva instalación WordPress. Tiene acceso a absolutamente todo. Además de todas las capacidades de los usuarios anteriores, también puede gestionar plugins, temas, configuración de la web…

Todas las webs WordPress cuentan, como mínimo, con un usuario Administrador. Por seguridad, deberías limitarlo a tareas de gestión y no crear ningún contenido público con él.

Perfil SuperAdministrador (Multisite)

Este tipo de perfil WordPress seguramente no lo verás en tu web porque sólo existe en los multisites, instalaciones que albergan varias webs independientes entre sí. Para que me entiendas, WordPress.com es un multisite.

El SuperAdministrador, además de todas las capacidades anteriores, también puede crear, editar y borrar sitios completos, así como gestionar los temas, plugins, opciones y usuarios de todos ellos.

Otros Perfiles WordPress (Plugins)

Adicionalmente, algunos plugins crean sus propios roles, así que puedes encontrarte con más tipos de usuario que estos 5 que hemos comentado.

Un ejemplo es WooCommerce, un plugin de comercio electrónico, que añade los perfiles de Cliente y Gestor de Tienda.

Infografía Resumen de los tipos de Usuario WordPress

Si quieres ver cada tipo de usuario y sus capacidades en una infografía, puedes hacerlo aquí.

Plugins para gestionar Roles y/o Capacidades

Aunque en la mayoría de casos, los roles proporcionados por WordPress son más que suficientes, hay ocasiones en que puedes necesitar un tipo de perfil con capacidades específicas o modificar alguna de las que tienen por defecto.

Por ejemplo, puedes querer que un Autor no pueda borrar una entrada ya publicada o que un Colaborador pueda editar sus entradas aunque ya sean públicas. Incluso crear tu propio tipo de perfil con capacidades específicas, como podría ser un Administrador de Soporte que no pueda gestionar las publicaciones de otros usuarios.

Puedes hacer todo esto mediante código o, mucho más fácil, usando algún plugin específico.

Seguramente el más usado es User Role Editor, aunque puede ser un poco complicado para alguien sin demasiados conocimientos en este tema. En ese sentido, probablemente resulte más sencillo WPFront User Role Editor, que además tiene la ventaja añadida de permitir asignar más de un rol a cada usuario.

En cualquier caso, no modifiques los roles y capacidades si no tienes un cierto conocimiento sobre el asunto. Y si tienes contratado un Plan de Mantenimiento WordPress Comodidad o Libertad, avísame para que yo me encargue.

Gestión de Usuarios en WordPress

Una de las primeras decisiones que tendrás que tomar en tu web, será si vas a permitir el registro de usuarios o no. En caso de que tengas una tienda online o quieras restringir el acceso a determinados contenidos, por ejemplo, necesariamente tendrás que permitir la creación de cuentas nuevas.

Si sólo publicas contenidos, dependerá de ti.

Esta configuración se establece desde Ajustes > Generales. Si permites el registro, también puedes seleccionar el tipo de perfil con el que se crearán esos nuevos usuarios.

En caso de que decidas desactivar esta opción, sigues pudiendo crear usuarios nuevos desde la administración, como veremos a continuación.

El resto de gestiones las haces desde el menú Usuarios y sólo puedes ejecutarlas con tu usuario Administrador.

Crear Usuarios en WordPress

Para crear un nuevo usuario, manualmente, puedes utilizar el menú Usuarios > Nuevo Usuario, o el botón «Añadir Nuevo» en la pantallas «Todos los Usuarios».

Una vez en el formulario, hay una serie de datos que son obligatorios:

• Nombre de Usuario. Sin caracteres especiales ni espacios en blanco.
• Correo Electrónico.
• Contraseña. WordPress establece una automáticamente. Si quieres hacerlo de forma manual o necesitas ver cuál se ha creado, utiliza el botón «Mostrar Contraseña».
• Perfil. Tipo de rol que se le va a asignar a ese usuario.
• Adicionalmente, puedes elegir si estos datos se enviarán por email al usuario o no.

El resto de campos, puedes completarlo o dejarlo en blanco.

Eliminar Usuarios

Lo haces desde Usuarios > Todos los Usuarios, con el enlace emergente «Borrar». También puedes elegir varios perfiles y usar las «Acciones en Lote».

En caso de que el usuario que vas a borrar haya creado algún post, el sistema te pedirá que lo reasignes a otro perfil.

Editar Perfiles WordPress

En principio, todos los usuarios WordPress pueden editar su propio perfil para añadir una biografía, sus redes sociales, cambiar de contraseña…

Adicionalmente, los roles de Administrador también pueden modificar los perfiles de otros usuarios.

Para hacerlo, tienes que acceder a Usuarios > Todos los Usuarios y buscar el perfil en cuestión. Luego, clic sobre su nombre o en el enlace emergente «Editar».

Tanto en tu propio perfil como en el de otros usuarios, no te olvides de guardar los cambios al terminar.

Imagen ilustrativa del artículo de M W en Pixabay.