Usar tu correo corporativo en Gmail

Conozco empresas y profesionales que, a pesar de contar con un dominio propio, siguen utilizando un correo Gmail como medio de contacto.

Personalmente creo que es un factor que puede generar cierta desconfianza en el usuario, especialmente cuando encuentra ese dato fuera de la propia web, por ejemplo, en redes sociales.

En la mayoría de casos en que he podido conocer la razón de esta práctica, el motivo se repetía: La plataforma de Gmail es más cómoda y da más opciones que el Webmail del servidor.

Y es verdad.

Por suerte, si estás en este caso, hoy vas a saber cómo configurar tu correo corporativo en Gmail para seguir utilizando esta plataforma usando tu propio dominio. Sigue leyendo…

Crear una cuenta Gmail

Como es obvio, lo primero que necesitas es una cuenta de Gmail. Si estás en la situación que acabo de descubrir, ya la tienes creada y, por tanto, puedes pasar al siguiente paso. Sino, es el momento de hacerlo.

Para empezar, vete a la página de registro de Gmail y rellena los datos que te piden:

• Tu nombre y apellido.
• El nombre de usuario (lo que irá antes de @).
• Y tu contraseña (recuerda, contraseña segura con letras, número y símbolos. Nada de 123 ni el nombre de tu gato).

En el siguiente paso tendrás que proporcionar un número de teléfono para que Google te envíe un código de verificación por SMS. En cuanto lo recibas, sólo tienes que introducirlo en el formulario correspondiente.

A continuación puedes configurar ese mismo teléfono como medio de recuperación si olvidas tu contraseña. Si lo prefieres, puedes cambiarlo por otra dirección de correo electrónico o indicar ambos. También tendrás que elegir tu fecha de nacimiento y tu género.

Por último, toca leer las condiciones generales y de privacidad. Si las aceptas, tu cuenta ya está creada.

Crear una cuenta de correo electrónico corporativo en cPanel

El proceso para crear una cuenta de email con tu propio dominio varía según el hosting con el que trabajes. No obstante, cPanel es una de las plataformas más habituales, así que te voy a explicar cómo hacerlo con ella.

Para empezar, ve a la sección «Correo» y, dentro de ella, entra en «Cuentas de Correo Electrónico».

Al principio de la pantalla encuentras un formulario desde el que crear tu nueva cuenta de manera muy sencilla.

Sólo tienes que indicar el nombre de usuario que quieres, una buena contraseña y el espacio de disco que quieres reservar para esta cuenta de correo. El límite de este dato variará según el plan que tengas contratado. En cualquier caso, si vas a utilizar Gmail como gestor de correo, puedes elegir un tamaño reducido, salvo que vayas a dejar copia de todos los mensajes en tu servidor.

Una vez completados todos los campos del formulario, ya puedes terminar con el botón «Crear Cuenta».

Un poco más abajo tienes la lista con todos los emails que has creado así como los accesos al Webmail, la posibilidad de eliminarlos y los datos de configuración que necesitarás a continuación.

Configurar correo corporativo con Gmail

En este artículo no voy a entrar en detalles sobre la configuración general de Gmail, ya que la propia plataforma tiene suficientes ayudas para hacerlo adecuadamente. Pasaré directamente a la configuración necesaria para gestionar un correo corporativo desde aquí.

Dicha configuración se divide en dos partes:

• El correo que recibes (POP3).
• Y el que envías (SMTP).

Al final de las indicaciones te dejo un vídeo con todo el proceso.

Configurar POP3 en Gmail para recibir correo de tu dominio

Todo empieza en la configuración de Gmail, a la que puedes acceder desde la rueda dentada situada en la parte superior derecha de la pantalla.

Una vez ahí, debes ir a «Cuentas e Importación» y, dentro de sus opciones, a «Consultar el correo de otras cuentas». Haz clic sobre el enlace «Añadir una cuenta de correo».

En la ventana emergente que te aparece, introduce la dirección de correo electrónico que quieras usar y pasa a la siguiente pantalla.

Selecciona la opción «Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)» y continúa.

En la nueva pantalla que aparece está el quiz de la cuestión. La información para rellenarla tienes que conseguirla en tu servidor. Si tienes cPanel, la encuentras en «Correo > Cuentas de Correo Electrónico».

Tienes que indicar:

• Nombre de Usuario.
• Contraseña: La contraseña que hayas puesto para el correo que estás configurando, no para Gmail.
• Servidor POP y Puerto.

Opcionalmente puedes seleccionar otras configuraciones:

• Dejar una copia de los mensajes en el servidor. Si lo haces, siempre tendrás un backup de tus correos electrónicos. Por contra, ocuparán espacio de disco en tu servidor.
• Utilizar siempre una conexión segura (SSL). Recomendable activarla siempre.
• Etiquetar los mensajes entrantes.
• Archivar los mensajes sin que pasen por la bandeja de recibidos.

Para terminar, haz clic sobre «Añadir Cuenta».

Ya sólo queda que te envíes un correo electrónico para ver si lo recibes correctamente.

Configurar SMTP en Gmail para un correo corporativo

El siguiente paso es configurar el correo saliente para poder enviar mensajes con tu correo corporativo desde Gmail. Si por alguna razón, sólo vas a usar esta cuenta para recibir mensajes, sin contestarlos, omite esta parte si quieres.

Puedes acceder a la configuración del envío de correos corporativos mediante SMTP directamente al terminar la configuración de POP3. Para ello, selecciona «Sí, quiero poder enviar mensajes como [tu dirección de email]».

También puedes hacerlo posteriormente desde la Configuración de Gmail > Cuentas e Información > Enviar Como.

Lo primero que tienes que indicar es el nombre de remitente. Es lo que aparecerá en el campo «De» cuando alguien reciba un mensaje tuyo.

También puedes decidir si quieres tratar esta cuenta como un alias o no. Lo más habitual es que la uses como una cuenta independiente de la de Gmail, es decir, para ello deja esta casilla desmarcada. Si no tienes claro qué es un alias de correo electrónico, el propio Google te explica más.

En el siguiente paso sólo puedes elegir si quieres configurar el envío desde tus servidores o cancelar el proceso. Como quieres poder enviar mensajes, haz clic sobre «Guardar Cambios».

Una vez más, la información para configurar esta pantalla tendrás que obtenerla de tu servidor:

• Servidor SMTP y Puerto.
• Nombre de usuario.
• Contraseña.
• Tipo de conexión (SSL o TLS). El tipo recomendado varía según el puerto. En cualquier caso, elige la indicada por tu servidor para que todo funcione correctamente.

Como último paso, añade el código que recibirás en la cuenta que estás configurando.

Tras verificar, puedes elegir esta cuenta como predeterminada. De esta manera, será desde la que se envíen los mensajes por defecto.

También puedes configurar Gmail para que responda a cada mensaje desde la misma cuenta en la que fue recibido. Eso lo haces desde Cuentas e Importación > Enviar Como > Cuando Responda a un Mensaje.

Si no haces esto, los correos electrónicos siempre se enviarán desde la cuenta que hayas elegido como predeterminada, a menos que lo modifiques manualmente en cada correo.

Para terminar, aquí tienes el vídeo prometido:

Ventajas de configurar Gmail para gestionar tu correo electrónico

Para mí la principal ventaja que tiene Gmail sobre otros gestores de correo como Thunderbird, por ejemplo, es el hecho de que los mensajes se mantienen en la nube y no en tu ordenador.

Esto es especialmente importante si te conectas desde diferentes dispositivos o si varias personas trabajan sobre la misma cuenta de correo. También evita perder información si le pasa algo a tu equipo.

Esa misma virtualidad puede conseguirse utilizando los distintos Webmail proporcionados por el servidor, es cierto. Pero Gmail tiene una serie de funcionalidades que lo hacen mucho más flexible.

Por ejemplo, las etiquetas te permiten diferenciar de un vistazo diversos tipos de correo, según los hayas configurado (de clientes, consultas desde la web, notificaciones de redes sociales…). Es una de las funciones que personalmente más utilizo.

Desde hace un tiempo también te da la opción de programar los envíos, sin necesidad de mandarlos manualmente. Esto es especialmente útil cuando avanzas tareas fuera de tu horario de trabajo, pero no quieres que los clientes reciban comunicaciones tuyas en ese momento. También para evitar estar recibiendo respuestas mientras terminas de gestionar tu bandeja de entrada.

Por último, el hecho de poder configurar varias cuentas en un mismo gestor, también es una ventaja sobre las herramientas que te ofrecen los servidores. De esta manera, aunque tengas varias direcciones, puedes manejarlas todas desde un mismo sitio sin necesidad de estar abriendo y cerrando sesión continuamente.